GoHighLevelで連絡を止める設定(DND)と配信の停止リンクを使う前に決める3つのこと

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連絡を止める設定(DND)とは何か

ゴーハイレベル(GoHighLevel)のDND(Do Not Disturb、ドゥ・ノット・ディスターブ)は、お客さま1人ごとに「この窓口では連絡しない」を決めておく設定です。公式ヘルプでは、メール、SMS、電話、フェイスブックのメッセンジャー、Googleのビジネスプロフィール、WhatsAppといった窓口ごとに止めることも、まとめて全部を止めることもできると説明されています。

メールの最後に付く配信の停止のリンク(Unsubscribe Link、アンサブスクライブ)は、お客さま自身が「もう要らない」を伝えるための入口です。この2つはつながっていて、リンクから停止されるとメールのDNDが入ります。メールを送る前に決めることは、GoHighLevelでメールを一斉に送る前に決める3つのこと【はじめての方へ】にまとめています。

何に使えるか(小さな会社の例)

たとえば、歯科医院なら、「メールのお知らせはもう要らない」という患者さんにはメールだけDNDを入れ、SMSでの連絡は残す、という分け方ができます。ヘルプによると、メールのDNDが入っていても、請求書(Payments)、予約の通知(Calendar notifications)、通知(Notifications)のメールは届く扱いで、宣伝や案内のメールは止まります。

たとえば、リフォーム会社なら、営業の電話を嫌がられたお客さまに電話のDNDを入れておけば、担当が替わっても同じ失礼をくり返さずに済みます。メールのひな形は、GoHighLevelのメールテンプレートの作り方|使い回せるひな形を1つ用意する手順で用意できます。

自動で入る場合と手で入れる場合

  • メール:お客さまが配信の停止を押したとき、迷惑メールとして報告したとき、届かない宛先だとわかったときなどに、自動で入ります。
  • SMS:お客さまが STOP や UNSUBSCRIBE などの停止の語を返したときに、自動で入ります。
  • 手で入れる:Contacts(連絡先)から相手を開き、左の列の下のほうにある DND の欄で、全部か窓口ごとにオンにします。
  • ワークフロー:「DND Contact」の部品でオン・オフでき、「Contact DND」をきっかけに、予定していた送信を止める組み方もヘルプで紹介されています。ワークフローの基本はGoHighLevelのワークフローとは?できることと基本の作り方【初心者向け】にあります。

このほか、電話とSMSの受信を止める専用の欄もあります。ヘルプでは、受信のDNDは今のところ電話とSMSだけが対象で、窓口ごとではなくまとめて切り替える形とされています。

誰がDNDを変えたか(ワークフロー、社内の人、お客さま本人)は、受信箱や活動の記録に残ります。

お客さまから「要らない」と言われたときの社内の対応の手順の例

お客さまから直接お電話やメールで「連絡を止めてほしい」と言われた場合の具体的な対応手順の例を挙げます。

  • お客さまのお名前と連絡先を確認し、どの窓口(メール、SMS、電話など)からの連絡を不要とされているかを聞き取ります。
  • GoHighLevelのContacts(連絡先)から該当するお客さまのページを開きます。
  • 左の列の下のほうにある DND の欄を開き、聞き取った内容に合わせて窓口ごと、または全部の DND を手動でオンにします。
  • 誰がいつどのような理由でDNDを変更したかのメモを受信箱や活動の記録に残し、社内で共有できるようにします。

止める範囲を記録する決まりの例(窓口ごとの聞き分け)

社内で運用する際、止める範囲の認識にズレが生じないための決まりや聞き分け方の例を示します。

  • 例:定期的なお知らせやメルマガだけを止めたいという場合は、メールの窓口のみにDNDを設定します。請求書や予約通知などの大切な連絡は届く状態を維持します。
  • 例:すべての案内を一切受け取らないという場合は、全体を一括で止めるDNDを適用します。
  • 例:電話営業を控えてほしいというご要望の場合は、電話のDNDのみをオンにし、他の通知手段との切り分けを明確にします。

送る前の確認の項目の一覧

実際にメッセージやメールを一斉送信する前に、確認しておきたい項目の一覧です。

  • 配信停止のリンク(または {{unsubscribe}} タグ)が正しく本文に含まれているか
  • フッターのリンクを外す設定にしていないか、または外した場合にタグの入れ忘れがないか
  • 送付対象の名簿に、すでにDNDや「Unsubscribed」が入っている人が含まれていないか
  • サブアカウントの Settings(設定)の Business Profile(ビジネスの情報)にある「Include Unsubscribe Link」の設定が意図通りか

よくある質問

Q. DNDが入っている人にも請求書は届きますか?

A. はい。ヘルプによると、メールのDNDが入っていても、請求書(Payments)、予約の通知(Calendar notifications)、通知(Notifications)のメールは届く扱いで、宣伝や案内のメールは止まります。

Q. SMSで配信停止の返信があった場合はどうなりますか?

A. お客さまが STOP や UNSUBSCRIBE などの停止の語を返したときに、自動でSMSのDNDが入ります。

使う前に決める3つのこと

  • 1つめは、止めるのは全部か、窓口ごとか。お客さまの「要らない」がどの窓口の話かを聞き分けて記録する決まりを、社内で揃えておきます。
  • 2つめは、解除をどうするか。メールのDNDを外すには、宛先が正しく、配信を止める名簿に載っていないことを確かめてから、連絡先の画面で直すとヘルプにあります。SMSでお客さまが停止の語を返した場合は、お客さまから START などの再開の語が届くか、同意の記録を添えてサポートに頼む必要があるとされています。
  • 3つめは、配信の停止のリンクをどう置くか。ヘルプによると、ゴーハイレベルのメール(LC Email)では、最初からすべてのメールのフッターに配信の停止のリンクが入ります。外して自分で置く場合は、本文に {{unsubscribe}} を入れます。両方を残すとリンクが2つ並ぶので、どちらか1つに決めます。

つまずきやすい所

  • フッターのリンクを外したのに {{unsubscribe}} を入れ忘れると、停止の入口が無いメールが出てしまいます。ヘルプでは、送る機能が止められることもあるとしています。外すなら、送る前の確認の項目に入れておきます。
  • リンクの有無は、サブアカウントの Settings(設定)の Business Profile(ビジネスの情報)にある「Include Unsubscribe Link」で切り替えます。
  • DNDが入った窓口は、連絡先の画面で灰色に見えます。「送ったのに届かない」と思ったら、先にその人のDNDの欄を見ます。配信を止めた人は、連絡先の一覧で「Unsubscribed」の状態で絞り込んで確かめられます。
  • ヘルプには海外の法令の名前も出てきますが、日本でメールやSMSを送るときにも、特定電子メール法などの決まりがかかる場合があります。中身は窓口や専門家に確かめてください。

最初の一歩

まず社内の人の連絡先を1件つくり、試しのメールを送って配信の停止のリンクを押してみてください。連絡先の画面でメールのDNDが入ったか、受信箱に誰が変えたかが出ているかを見ておくと、仕組みが一度でつかめます。

まとめ

DNDは「この人には、この窓口では連絡しない」を記録して守るための設定で、配信の停止のリンクは、お客さまがそれを伝える入口です。止める範囲、解除の手順、リンクの置き方の3つを先に決めておくと、送る側の迷いと、お客さまの不快を減らせます。

※画面の名前や項目は更新で変わることがあります。お使いのプランや設定によって表示が違う場合もあるため、設定の前に最新の管理画面と公式ヘルプで確かめてください。

この記事で確かめた公式の説明

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この記事を書いた人

(株)トレジャーハンティング、アイ・シー・エス通商(株)、(株)ヒミコ代表取締役。15年以上、自社のネット集客を手掛けてきた実績をもとに、ネット集客コンサルティングを行ってきた。現在、GoHighLevelを使ったGoogleマップレビュー代行を中心に活動している。

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