ワークフローとは何か
GoHighLevel（ゴーハイレベル）の「Workflows（ワークフロー）」は、決まった条件を満たしたときに、決まった作業を自動で実行してくれる仕組みです。たとえば「新規のお問い合わせが入ったら、担当者に通知して、お客様には自動でお礼メールを送る」といった一連の作業を、人の手を介さずに毎回同じ精度で回せます。
3つの構成要素
ワークフローは、公式ヘルプでも整理されている通り、次の3つの組み合わせでできています。
・トリガー(Trigger):ワークフローを開始するきっかけとなる出来事。フォーム送信、予約完了、タグの追加など
・条件(Filter):トリガーが発生した後、実行対象を絞り込む条件
・アクション(Action):実際に行う処理。メール送信、SMS送信、タスク作成、担当者への通知など
トリガーだけでも数十種類、アクションも同様に数十種類が用意されており、組み合わせ次第でかなり複雑な業務フローも自動化できます。
初心者が最初に作るべきワークフロー例
いきなり複雑なものを組もうとせず、次のような単純な形から始めるのが実務上のおすすめです。
・フォーム送信をトリガーに、担当者へ社内通知を送る
・予約完了をトリガーに、確認メールと前日リマインドを送る
・一定期間連絡がない見込み客に、タグを条件にフォローメールを送る
いずれも「トリガー1つ→アクション1〜2つ」という単純な構成で、ワークフローの基本的な考え方を掴むには十分です。
作り方の流れ
管理画面の「Automation → Workflows」から新規ワークフローを作成し、まずトリガーを1つ選びます。次に必要であれば条件を追加し、最後にアクションを追加していきます。組み立てた内容は保存しただけでは動かず、「Publish(公開)」という操作をして初めて実際に稼働する点には注意が必要です。
条件分岐(If/Else)で一段階だけ複雑にする
基本の形に慣れてきたら、次のステップとして条件分岐を1つだけ加えてみるのがおすすめです。たとえば「予約完了」をトリガーにしたワークフローに、「予約したメニューが初回相談かどうか」で条件分岐を1つ入れると、初回のお客様にはより丁寧な案内メールを、リピーターには簡潔な確認メールを、と出し分けられます。分岐を一度に3つも4つも増やすと管理しきれなくなるため、「一段階だけ複雑にする」を意識すると失敗しにくくなります。
公開前にテストする
ワークフローは一度Publishすると、実際の顧客にもメールやSMSが送られる状態になります。本番のお客様データで初めてテストするのではなく、まず自分自身の連絡先でトリガーを発生させ、届く内容・タイミングに問題がないかを確認してから本番公開に進みましょう。この一手間を省くと、誤った文面やタイミングでお客様に連絡が届いてしまうリスクが残ります。
いきなり全自動を目指さない
ワークフローは強力な機能ですが、最初から複雑に作り込むと、どこで止まっているのか原因を追いにくくなります。まずは1トリガー・1アクションの小さなワークフローを複数作り、慣れてきたら条件分岐(If/Else)でつないでいく、という順番のほうが結果的に早く実務で使えるようになります。
まとめ
ワークフローは「トリガー→条件→アクション」というシンプルな仕組みの組み合わせです。最初から完璧な自動化を狙うのではなく、小さな自動化を1つずつ積み上げていくことが、GoHighLevelを実務で使いこなす一番の近道です。
※トリガー・アクションの種類や名称はアップデートで追加・変更されることがあります。実際の設定前に最新の管理画面で確認してください。
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