ゴーハイレベルのタスクの使い方。やることの抜けを減らす作り方と絞り込み【はじめての方へ】

ゴーハイレベル（GoHighLevel）の Tasks（タスク）は、だれが、いつまでに、何をするかを1件ずつ残しておく「やることの記録」です。公式ヘルプでは、Contacts（コンタクト）の中にある Tasks の一覧から、タスクを作ったり、絞り込んだり、まとめて片付けたりできると説明されています。

タスクはお客さまの連絡先（コンタクト）にひも付けることも、ひも付けずに社内の仕事として作ることもできます。ヘルプでは、連絡先を持たないタスクを、チームの社内の仕事を管理するためのタスクとして使う方法が紹介されています。

使い始める前に社内で決めること（題の付け方・担当の決め方・期限の決め方）

タスク機能を導入して日々の業務をスムーズに進めるためには、あらかじめ社内でルールや運用方針を整理しておくことが大切です。ここでは、運用を始める前に決めておきたい基本的な項目について確認します。

• 題の付け方のルール：誰が見ても一目で何の作業か分かるように、簡潔かつ具体的な表現に統一します。
• 担当の決め方のルール：個人に直接割り当てるのか、あるいはチーム全体で未割り当てのまま管理して気付いた人が対応するのかを明確にします。
• 期限の決め方のルール：当日中、翌日まで、あるいは特定の曜日など、対応期限の基準をあらかじめ決めておきます。

手動での対応や連絡を行う段取りについても社内で事前に共通認識を持っておくことで、タスクの登録から実際の対応への移行がスムーズになります。

題の付け方の良い例と分かりにくい例

タスクの題（Title）をどのように入力するかによって、一覧画面を見たときの探しやすさや優先度の判断スピードが大きく変わります。ここでは、具体的な表現の例を確認します。

• 良い例：「【初回電話】山田様 ご利用後の様子うかがい」のように、目的や対象者が一目で分かるように書く。
• 分かりにくい例：「確認」「電話」のように、何の件なのか、誰に対するものなのかが題だけでは分からないように書く。
• 良い例：「【社内】月末の回数券残数チェック」のように、社内向けの仕事であることが明確に分かるように書く。
• 分かりにくい例：「チェック」のように、何をチェックするのか具体的な内容が抜けている状態で書く。

何に使えるか（小さな会社の例）

たとえば、整体院なら「初めて来た方への数日後の様子うかがいの電話」をお客さまにひも付けたタスクにし、「月末に回数券の残りを確かめる」を社内のタスクにする、という分け方ができます。

工務店なら、見積もりを出したあとの「返事のうかがい」を担当者に割り当てておけば、だれが動くかが一覧で見えます。毎週や毎月の決まった仕事は、繰り返しのタスクにしておくと、その都度作り直す手間がかかりません。

タスクの作り方の流れ

• メニューの Contacts から Tasks を開く
• 右上の + Add Task を押す
• Title（題）に、やることを短く書く
• 必要なら Description（説明）に詳しいことを書く。文字の強調や色、URLも入れられる
• Due Date and Time（期限の日時）を決める
• 必要なら Contact（相手の連絡先）と Assignee（担当者）を選ぶ
• Save で保存する。続けて作るなら Save and Add Another を押す

ヘルプによると、連絡先を選ばずに作ると、連絡先なしのタスクとして保存されます。あとから連絡先を付けたり、外したり、別の連絡先に付け替えたりもできます。一覧の鉛筆の印か、タスクの題を押すと中身を直せます。

繰り返しのタスクと、見つけ方

Recurring Task（繰り返しのタスク）をオンにすると、決まった間隔でタスクが自動で作られます。間隔は1時間ごと・毎日・毎週・毎月・毎年から選び、終わりは「終わらない」「日付を決める」「回数を決める」のどれかにします。前のタスクが期限切れのままでも次を作る、という設定もあります。

ここで覚えておきたいのは、次のタスクは前のタスクを片付けた瞬間ではなく、作った日をもとにした予定の時刻に作られる点です。片付けたらすぐ次が出る、と思っていると戸惑います。

作ったタスクは、Advanced Filters（詳しい絞り込み）で、担当者、状態（今日が期限・期限切れ・これから）、期限の日、カスタム項目などで絞れます。並べ替えは、期限、題、作った日、更新した日から選べます。社内のタスクだけを見たいときは、Contact の絞り込みで Unassigned（未割り当て）を選ぶと、連絡先なしのタスクが出てきます。

朝と夕方に一覧を見る運用の手順の例

タスク機能はただ登録するだけでなく、定期的に一覧を確認するルーティンを組み込むことで真価を発揮します。日々の運用における手順の例を確認します。

• 朝の確認手順の例：出社後や業務開始時に Contacts の Tasks を開き、状態の絞り込みを使って「今日が期限」および「期限切れ」の項目を確認し、その日優先して片付けるべき作業を把握する。
• 夕方の確認手順の例：業務終了前に再度一覧を開き、その日完了できたタスクの処理状況に漏れがないかを確認し、翌日以降に回すものの期限や担当を整える。

ワークフロー機能の仕組みなどを併せて活用することで、定型的な自動処理と手動のタスク確認をバランスよく組み合わせることができます。

つまずきやすい所

1つめは、タスクを作れば知らせが自動で届くと思いこむことです。ヘルプの質問の欄では、連絡先なしのタスクの知らせは、ワークフロー（Task Reminder のきっかけと社内向けの通知の組み合わせなど）で設定しない限り送られない、と答えています。担当者に気づいてもらう道は、別に用意しておきましょう。

2つめは、消してしまったときです。消したタスクは2か月のあいだなら戻せるとヘルプにあります。繰り返しのタスクは、消すときに「この回だけ」か「この先の全部」かを選べます。なお、戻したときに、消していたあいだの回は作り直されません。

3つめは、期限を手で入れるのが面倒になることです。「申し込みから数日後の夕方」のように相手ごとに期限が変わるものは、ワークフローの Add Task（タスクを追加）の動きで、動的な期限を付けて自動で作る方法がヘルプで案内されています。

最初の一歩

まず、いま頭の中やメモ帳にある「やること」を5件ほど選び、題・期限・担当者を入れてタスクにしてみてください。お客さま相手のものは連絡先に付け、社内の仕事は連絡先なしで作ります。毎週同じことをしているものがあれば、1件だけ繰り返しのタスクにします。朝に一覧を開き、状態の絞り込みで「今日が期限」と「期限切れ」を見る習慣を作ると、抜けに気づきやすくなります。

うまく回っているかを確かめる点の一覧

タスク管理の運用が現場に定着し、正しく機能しているかを定期的に確認するためのポイントの一覧です。

• 期限切れのタスクが放置されていないか：対応遅れのタスクが長期間残ったままになっていないかを定期的にチェックする。
• 連絡先なしのタスクの担当が曖昧になっていないか：社内用のタスクにおいて、誰が責任を持って対応するのかが明確に共有されているかを確認する。
• 繰り返しの設定が適切に行われているか：定期業務の自動作成間隔が実務のスケジュールと一致しているかを確かめる。
• 通知やリマインダーが機能しているか：担当者がタスクの存在や期限にしっかり気づける状態になっているかを見直す。

まとめ

タスクは、だれが・いつまでに・何をするかを残す記録です。連絡先にひも付けても、社内の仕事として作ってもかまいません。繰り返しのタスクで決まった仕事を自動で並べ、絞り込みで今日やるものを見つけます。知らせは自動では届かない場合があるので、受け取り方を別に決めておくことが、抜けを減らす近道です。

※画面の名前や項目は更新で変わることがあります。お使いのプランや設定によって表示が違う場合もあるため、設定の前に最新の管理画面と公式ヘルプで確かめてください。

この記事で確かめた公式の説明

• Task Management（公式ヘルプ・更新日 2026年1月27日・2026年10月8日に確認）
• Internal Tasks for your Team（公式ヘルプ・更新日 2026年8月19日・2026年10月8日に確認）
• Recurring Tasks（公式ヘルプ・更新日 2025年10月29日・2026年10月8日に確認）

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