ゴーハイレベルで重なったお客さまの記録をひとつにまとめる方法と注意点

ゴーハイレベル（GoHighLevel）では、同じお客さまの記録が2つ以上できてしまうことがあります。公式ヘルプでは、重なった記録があると顧客管理の中が散らかり、やり取りの履歴が分かれ、集計の正確さも落ちると説明されています。

Merge（マージ）は、重なった記録をひとつの「Master（マスター）」の記録にまとめる操作です。まとめた後に残るのはマスターに選んだ記録で、ほかの記録の会話、メモ、タスク、商談、タグなどはマスターへ寄せられます。

何に困るか（小さな会社の例）

• たとえば、歯科医院なら、予約のフォームでは携帯の番号だけ、問い合わせではメールだけ、と入口ごとに別の記録ができ、同じ患者さまに案内が2通届く
• たとえば、不動産会社なら、同じお客さまが資料請求と来店予約で別々に登録され、担当者がそれぞれに連絡してしまう
• たとえば、教室なら、旧姓と新しい姓で記録が分かれ、受講の履歴が途中で切れて見える

重なった記録があると、同じ人に二重に連絡してしまうだけでなく、お客さまの数や配信の結果、商談の見え方といった集計もずれる、とヘルプは説明しています。どれも、記録がひとつにまとまっていれば防げる困りごとです。

一覧から手でまとめる流れ

どの記録が重なっているかわかっているときは、一覧から手でまとめられます。

• ContactsからSmart Listsを開く
• 検索の欄で、名前、メール、会社名、タグ、電話などから、重なっていそうな記録を探す
• まとめたい記録を選び、上の帯のMoreからMergeを選ぶ
• Merge Contactsの窓で、残す記録（マスター）を選ぶ
• 値が食い違う項目を見比べ、残したいメールや電話、会社名などを選んでMerge Contactsを押す

重なりを探す道具でまとめる流れ

どこが重なっているかわからないときは、「Manage Duplicates」という道具で探せます。使えるのは管理者だけで、ふつうのスタッフの権限では使えないとヘルプにあります。

• サブアカウントのContactsで点3つのメニューを開き、Manage Duplicatesを選ぶ
• Find Byで探す基準をメール、電話、名前から選び、Find Duplicatesを押す
• 見つかった組を開き、Reviewで食い違う項目を横に並べて見比べる
• 残す値を選び、マスターを決めてまとめる

重なりではないとわかった組はRejectで外せます。ただし、外したメールや電話、名前は、その後の探索の対象から外れ、この操作も元に戻せません。また、一度にまとめられる記録の数には上限があり、超えると画面に知らせが出ます。

探す基準は、メールが基本の選び方として案内されています。重なりが見つからないときは、電話や名前に切り替えて探し直すよう、ヘルプにあります。

まとめる前に知っておくこと

• まとめた後は元に戻せません。ヘルプでもくり返し注意されています。マスターの選び方と、残す値を確かめてから進めます。どちらの記録に新しい情報が入っているかを開いて見比べてから、マスターを決めると選び直しの手間が減ります
• 予約、支払い、注文、請求書は、マスターの側の値が基本になります
• カスタムフィールドは、マスターの側が空のときだけ、ほかの記録の値が入ります。マスターにすでに値があれば上書きされません
• 動いている途中のワークフローはマスターに移ることがあります。マスターがすでに同じワークフローに入っていると、片方が終わる場合があります

お客さまの個人情報を扱う作業なので、だれがまとめる作業をするかを社内で決めておくと安心です。扱いの決まり（例: 個人情報の扱い）がかかる場合もあるため、迷ったときは窓口や専門家に確かめてください。

まとめる前に確かめる点の一覧

複数の記録をひとつに統合する作業を進める前に、以下のポイントを順に確認することで、大切な情報の取りこぼしや誤った上書きを防ぐことができます。

• マスターの選び方： 直近のやり取りや最新の契約情報がどちらの記録に残っているかを確認し、より情報の新しい方をマスターの候補とする
• 新しい情報の所在： メモ欄、活動履歴、追加されたタグなどを開き、どちらの記録に重要なデータが新しく追加されているかを比較する
• 関連データの確認： 商談やタスク、カスタムフィールドに紐づく内容が、統合によって意図しない形で上書きされないかをチェックする

まとめる作業の担当と記録の残し方の社内の決まりの例

顧客データを整理・統合する作業は、社内の運用ルールをあらかじめ定めておくことでトラブルを防げます。小さな会社や店舗での具体的な運用例を挙げます。

• 担当者の指定： 顧客データの統合作業は、権限を持つ管理担当者または指定されたスタッフのみが実施する（例: サブアカウントの管理権限を持つ責任者がまとめて確認する）
• 作業記録の残し方： どの記録とどの記録を統合したかを社内のチャットや申し送りノートに簡潔に残し、後から経緯を追えるようにする
• 確認フロー： 迷う判断が出る重複データを見つけた場合は、勝手に判断せず、担当者間で一度見比べてからマスターを決める

定期的に重なりを探す手順の例

日常の業務の中で知らず知らずのうちに増えてしまう重複データを放置せず、定期的にきれいな状態へ整えるための手順の例を示します。

• スケジュール化： 月末の締め作業のタイミングなど、重複チェックを行う日をあらかじめカレンダーに決めておく
• 探索の実行： 管理者権限でContactsのManage Duplicatesを開き、メールや電話番号を基準にして漏れがないかスキャンする
• 見比べと整理： 見つかった候補を一つずつReviewで開き、必要なデータを取り込んだ上でマージ、または不要な候補のRejectを行う

重なりを入口で防ぐ設定

まとめる作業を減らすには、入口で重なりを防ぐ設定も役立ちます。「Settings」の「Business Profile」にある「Allow Duplicate Contact」をオフにすると、フォームなどから来た新しい情報は、メールまたは電話が合う今ある記録に足されます。どちらで照らし合わせるかは「Find Existing Contacts Based On」で選び、2つ目の基準も設定できます。

逆にオンにすると、同じメールや電話でも別の記録が作られます。部署ごとに別の記録として持ちたい場合などの使い方がヘルプで紹介されていますが、その分、後でまとめる手間が出ます。なお、CSVの取り込みではこの設定にかかわらず、メールや電話で今ある記録とまとめられると説明されています。

関連する設定やデータの取り込みについては、GoHighLevelへお仕事の連絡先をCSVで取り込む手順や、カスタムフィールドの作り方と使い方、さらにタグを使った自動化の仕組みもあわせて参考にすることで、日々の顧客管理をよりスムーズに仕組み化していくことができます。

よくある質問

• Q. 重なった記録を一度マージしたあとで、元の状態に戻すことはできますか？
  A. 公式ヘルプでもくり返し注意されている通り、一度まとめた後は元に戻すことができません。マスターの選び方や残す値を確かめてから進める必要があります。
• Q. どのスタッフの権限でも「Manage Duplicates」を使って重複を探せますか？
  A. 使える権限は管理者だけで、ふつうのスタッフの権限では使えないとヘルプに記載されています。
• Q. CSVファイルからデータをインポートする場合、重複を防ぐ設定は影響しますか？
  A. CSVの取り込みでは、入口の重複防止設定にかかわらず、メールや電話の一致する今ある記録とまとめられると説明されています。

まとめ

重なった記録は、一覧から手でまとめる方法と、探す道具でまとめる方法の2通りで片付けられます。まとめた後は戻せないので、マスターの選び方とカスタムフィールドの扱いを確かめてから進めること。そして、入口の設定で重なりそのものを減らすこと。この2つが、お客さまの記録をきれいに保つ近道です。

※画面の名前や項目は更新で変わることがあります。お使いのプランや設定によって表示が違う場合もあるため、設定の前に最新の管理画面と公式ヘルプで確かめてください。

この記事で確かめた公式の説明

• How to Manage and Merge Duplicate Contacts（公式ヘルプ・更新日 2026年9月2日・2026年10月8日に確認）
• Allow Duplicate Contacts (Contact Deduplication Preferences)（公式ヘルプ・更新日 2026年4月7日・2026年10月8日に確認）

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