GoHighLevelのサブアカウントとエージェンシーの違い 2つの画面の役わりを整理する

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サブアカウントとエージェンシーとは何か

ゴーハイレベル(GoHighLevel)を開くと、画面が2つの階に分かれていることに気づきます。上の階が Agency View(エージェンシーの画面)、下の階が Sub-Account(サブアカウント)です。

エージェンシーの画面は、いくつものサブアカウントをまとめて管理する場所です。サブアカウントは、1つの事業や1つの店ごとの作業場で、お客さまの一覧、予約、メッセージ、ワークフローなど、日々の仕事はここで動きます。公式ヘルプでは、すべてのサブアカウントはゴーハイレベルの中で location(ロケーション)として扱われると説明されています。

画面の左上にある切り替えから、エージェンシーの画面とサブアカウントの画面を行き来する形です。

どちらで何をするか

公式ヘルプの役わりの一覧をもとに、主な分かれ方を並べます。

  • エージェンシーの画面だけでできること:サブアカウントを作る・直す・消す、スナップショットの管理など。
  • サブアカウントの画面でやること:商談のパイプライン、ワークフローやキャンペーン、カレンダーと予約の設定、会話(メッセージやメール)など。
  • 両方にあること:使う人の管理、ダッシュボードの報告、メディアの置き場など。

両方にある機能では、エージェンシーの管理者の操作は全部のサブアカウントに及び、サブアカウントの管理者は自分のサブアカウントの中だけを扱う、と説明されています。

小さな会社ではどう考えるか

自社の仕事のためにゴーハイレベルを使う会社では、ふだん触るのはほとんどがサブアカウントの画面です。たとえば、整骨院がお客さまの管理と予約に使うなら、毎日の作業はサブアカウントの中で済みます。エージェンシーの画面に入るのは、新しいサブアカウントを作るとき、使う人の種類を決めるとき、スナップショットを扱うときなどに限られます。

一方で、店を2つ持つ美容室のように、事業の単位を分けて使いたい場面では、サブアカウントをどう分けるかを最初に考えることになります。分けた後に、どの人にどのサブアカウントを見せるかを決めるのがエージェンシーの画面の役目です。

使う人の種類で入れる階が決まる

使う人を足すとき、エージェンシーの画面では User Type(ユーザーの種類)を選びます。

  • Agency(エージェンシー):エージェンシーの配下にあるすべてのサブアカウントに入れる種類です。
  • Account(アカウント):選んだサブアカウントにだけ入れる種類です。エージェンシーの画面には入れません。

たとえば、店長に自分の店のサブアカウントだけを任せたいときは、アカウントの種類にして、その店だけを割り当てます。公式ヘルプでも、選んだ所だけに入ってほしい人にはこの種類を使い、エージェンシー全体の権限は要るときだけ渡すよう勧められています。なお、サブアカウントで足した人も、エージェンシーの画面の使う人の一覧に出てきます。

自社用と顧客用のサブアカウント

サブアカウントを作るとき、使っているプランによっては「This is my own account(自社のアカウント)」か「This is my client’s account(顧客のアカウント)」かを聞かれます。自社用として作ったものは Agency Sub-Account(エージェンシーのサブアカウント)と呼ばれ、一覧に青い印が付き、自社用だけに絞って見る切り替えもあります。

公式ヘルプでは、エージェンシーのサブアカウントはふつうのサブアカウントと同じ仕組みで、自社の仕事の作業場として印を付けたもの、と説明されています。ほかのエージェンシーへは移せないこと、支払いの設定がつながっている間は印を外せない場合があることも書かれています。

つまずきやすい所

  • 今どちらの階にいるかを見失いがちです。設定の場所が見つからないときは、まず左上の表示を確かめましょう。
  • 自社用と顧客用の選び間違いは、あとで支払いの設定の置き場がずれる元になると説明されています。作る前に、どちらの用途かを決めておきます。
  • エージェンシーの種類の人は、すべてのサブアカウントに入れます。外部の手伝いの人には、アカウントの種類で渡すほうが安心です。
  • 役目が変わったときは、エージェンシーかサブアカウントの Users でその人を開き、種類、割り当てるサブアカウント、立場、権限を直せます。アカウントの種類で保存すると、その人のメールに招待が届くと説明されています。

まとめ

エージェンシーの画面は全体をまとめる階、サブアカウントは1つの事業を動かす階です。日々の仕事はサブアカウント、作る・消す・使う人の種類を決めるのはエージェンシーの画面と覚えておくと迷いません。使う人には、要る階と要るサブアカウントだけを渡しましょう。

※画面の名前や項目は更新で変わることがあります。お使いのプランや設定によって表示が違う場合もあるため、設定の前に最新の管理画面と公式ヘルプで確かめてください。

この記事で確かめた公式の説明

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中山博之(ニタ)/ニタ@AIと会社を経営する55歳
会計ソフト会社に29年、社長業は19年目。中小企業の現場で生まれた仕事の仕組みを、AI時代向けに作り直しています。

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この記事を書いた人

(株)トレジャーハンティング、アイ・シー・エス通商(株)、(株)ヒミコ代表取締役。15年以上、自社のネット集客を手掛けてきた実績をもとに、ネット集客コンサルティングを行ってきた。現在、GoHighLevelを使ったGoogleマップレビュー代行を中心に活動している。

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