契約までの流れを、次の8段階で管理します。
新規問い合わせ → 訪問予約済み → 現地調査・相談実施 → 検討中 → 保留中 → 見積提示済み → 工事申込 → 契約完了
このケースでは、この8段階を1枚のボード（パイプライン）として構成し、相談中のお客様全員をカードとして各段階に配置して管理しています。
リフォームのような検討期間が長い商材では、営業パイプラインや案件管理の仕組みが成果を大きく左右します。GoHighLevelで申込書の控えをPDF自動作成・書類到着を即通知のように、記録や書類のやり取りを自動化する基盤と組み合わせることで、事務負担をさらに軽減できます。
「あの方、いまどこまで進んでましたっけ」を消す
リフォームの検討は、数週間から数か月にわたることも珍しくありません。
担当者が複数いて、検討中のお客様も複数になると、進捗管理はどうしても複雑になります。
- 進捗が担当者ごとの記憶や個人メモに分散する
- 「現地調査後に連絡できていない方」が誰にも気づかれないまま残る
- 上長が「今月契約まで進みそうな案件」を把握するために、担当者へ個別に確認する必要がある
ボードで管理すると、これらの情報を1画面で確認できます。
どの段階に何件あるのか。どのカードが長期間止まっているのか。 画面を見るだけで状況を把握できます。
また、段階ごとの件数の偏りは、そのまま業務上のボトルネックを示します。
現地調査までは進むものの見積提示につながらない場合は、調査後のフォローに改善の余地がある、といった見方ができます。
8段階それぞれで人がすることの一覧
GoHighLevelのパイプラインで管理する8つの段階において、担当者が具体的にどのような対応を行うのかを整理します。
- 新規問い合わせ：ホームページや電話からの連絡内容を確認し、最初の折返し連絡や日程調整を行う
- 訪問予約済み：お客様との間で決定した訪問日時を確認し、事前の資料や案内を準備する
- 現地調査・相談実施：現地を訪問して建物の状態を確認し、要望や予算についてのヒアリングを行う
- 検討中：ヒアリング内容をもとに社内で検討を進め、質問や追加の要望に対して随時回答する
- 保留中：お客様側の予算やスケジュールの都合で一時的に検討が止まっている案件について、定期的な確認時期を設定する
- 見積提示済み：作成した見積書やプランを提示し、内容の説明や微調整の打ち合わせを行う
- 工事申込：お客様から正式な申込の意思表示を受け、契約に向けた最終書類やスケジュールを整える
- 契約完了：電子契約書の取り交わしを行い、施工部門や事務手続きへ引き継ぐ
止まっているカードを見つける見方の手順
商談段階の管理において、案件が長期間停滞してしまうことは避けたい課題です。ボード上で止まっているカードを早期に見つけ出すための具体的な手順は次の通りです。
- パイプラインの全画面を開き、各ステージに留まっているカードの最終更新日や滞留日数を確認する
- 特に「検討中」や「見積提示済み」のステージに長期間留まっているカードを抽出し、前回の接触からの日数を絞り込む
- 担当者ごとに案件の偏りや、連絡が途絶えている理由（お客様の検討待ちか、こちらの対応漏れか）を確認する
- 対応が必要な案件に対しては、自動化されたリマインドや担当者の手動による個別連絡を速やかに実行する
見せ場——契約書に署名した瞬間、次が動く
このケースでは、電子契約の署名が完了した瞬間を起点に、自動化が動きます。
- 全員の署名が完了すると、カードが自動で「契約完了」の段階へ移動する
- そのお客様の記録に「工事請負契約書の電子署名が完了しました」のメモが自動で残る（署名済みのPDFも保存されます）
- 担当者へ「契約完了: ◯◯様」の通知が飛ぶ
- 署名と同時に、請求書の発行まで自動で走る
人が判断するべきことは、人が対応します。
現地調査や打ち合わせ、契約条件の確認は人が行い、確定した事実のあとに続く事務処理は仕組みが担当するという役割分担です。
逆方向の自動化も組み込んでいます。
契約書を送付したあと、一定期間署名が返ってこない場合は、自動でリマインドメールを送信し、担当者には「未署名フォロー」のタスクが作成されます。
署名が完了している方には何も送信されません。
対応が完了した方へ誤って催促しないことも、自動化では重要なポイントです。
車検や定期点検の現場でも同様の考え方が活用されており、GoHighLevelで車検・点検の確認電話をメール・SMSの自動確認に置き換えるのように手作業の確認連絡を自動化するアプローチが参考になります。
署名の瞬間から次が動く、という設計の前段には、署名までの書類づくりを軽くした体験があります。
■現場の声（実録コラム）
契約書のドラフトを、AIとの分業で作ったことがあります。過去の打ち合わせの記録を読み込ませて第1案が15分、監査役のAIのダメ出しと法的な観点の条文追加まで足しても、トータル1時間半ほど——ゼロから自分でやれば、ひな形探しと書き直しと目視の確認で3日、下手をすれば1週間の仕事です。できた書類は、先方にも役立ったと言っていただけました。
署名の前の書類づくりが軽くなると、署名の後の流れを設計する時間が生まれます。
署名完了の後に動く4つの仕組みと確かめ方
電子契約の完了をきっかけに動く仕組みは、担当で分けて考えます。ワークフローが担うのは3つの動き（段階移動・記録・通知）で、これと並べて、請求書の送付は契約書（文書）側の設定で動かします。4つの動きが決まった順番で進むことまでは保証せず、それぞれが動いたかを個別に確かめます。
- ワークフローの動き1：カードの自動移動（段階移動）：契約完了のステータスに案件カードが自動的に移動し、担当者の視覚的把握を助ける
- ワークフローの動き2：履歴の自動記録：コンタクトのNoteに署名完了を記録する。署名済みPDFは、Documents & Contracts に保存される
- ワークフローの動き3：担当者への通知：チャットやメールを通じて、速やかに担当者に完了の旨が伝えられる
- 文書側の設定：請求書の送付：署名時に請求書が送られる。これはワークフローではなく、契約書（文書）側の「署名時に請求書送付」の設定で動く
これらの流れが正しく機能しているかを確かめるためには、検証環境を用意し、架空のデータを用いて一連の動作テストを行うことが重要です。
仕組みの中身（要点だけ）
- 8段階のボードは、GoHighLevel（GHL）のパイプライン機能。段階の名前と数は業務に合わせて自由に決められます
- 電子契約は、書類の送付・署名・保管までGoHighLevelの標準機能（Documents & Contracts）で完結します
- 「署名完了→段階移動→記録→通知」の連鎖は、ワークフロー（自動化の流れ）として組みます。請求書の発行は、ワークフローではなく契約書（文書）側の「署名時に請求書送付」の設定で動かします
自社の段階に置き換えるときの考え方（相談→調査→提案→検討→契約）
段階の設計を「相談→調査→提案→検討→契約」に置き換えれば、リフォームに限らず、見積や審査を伴う業務全般に応用できます。
たとえば、ローン相談、設備工事、システム導入の提案、採用選考などでも、同じ考え方で運用できます。また、日々の売上や営業活動の数値集計を効率化する仕組みについては、GoHighLevelで経営ダッシュボードを作るのようなダッシュボード構築の視点を取り入れることで、経営管理の精度を高めることが可能です。
この仕組みは、検証用の環境で架空のデータを用いて動作を確かめる手順に沿って確認を進めることができます。
（マンガは右上から左へお読みください）
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