7月のある日、収入管理の画面を開くと、1枚のカードだけ金額が大きく下がっていました。
通常の月であれば17万円台の給付費ですが、その月は4.4万円。
体調不良で月の途中から休止に入った利用者さんのカードです（この数字は検証用の架空データです。実在の方のものではありません）。
月全体の集計だけを見ていた場合、この変化に気づくのは翌月の締めが終わってからになります。
一方、カード単位で管理していると、その日のうちに把握できます。
なぜ「合計」では気づけないのか
多くの事業所では、収入を月次の合計値で管理しています。
- 売上は月末締めで集計する
- 利用者ごとの内訳は、請求ソフトを開いて1人ずつ確認する
- 「先月より下がった理由」を分析するのは、そのあとになる
合計値だけを見ていると、変化は平均の中に埋もれてしまいます。
1人の休止によって数万円の減少があっても、ほかの利用者の増減と重なり、「今月は少し低い」という印象しか残りません。
その理由を特定する作業は、どうしても後追いになります。
仕組みの中身——1人×1か月＝1枚のカード
このケース（静岡のある福祉事業所）では、GoHighLevel（GHL）という顧客管理システムの上で、利用者1人×1か月＝1枚の「月次カード」という形で収入を管理しています。
カードの構成については、別の記事「GoHighLevelで請求業務と管理会計を一本化」で詳しく紹介しています。
この形にすると、収入の異常値は「1枚のカードだけ金額が沈んでいる」という状態で、そのまま画面に表れます。
【スクショ挿入位置①: パイプライン画面で、1枚だけ金額が低いカードが並んでいる状態。サブアカ名・事業所名をマスキング】
さらに、月次カードは利用者さんの顧客カードにひも付いています。
そのため、金額が下がったカードをクリックすると、その方の情報をそのまま確認できます。
- 休止の理由と経緯（支援記録のメモ）
- 復帰の見込み（「8月第2週から週3日で復帰予定」など）
- 復帰した場合の来月の見込み額
つまり、「数字が下がった」→「誰に起きたか」→「なぜ下がったか」→「いつ戻る見込みか」→「来月はいくらになるか」という流れを、画面遷移2回で追えます。
経営判断がどう変わるか
1人の変化をその日のうちに把握できるようになると、判断するタイミングも変わります。
- 収入の下振れを月の途中で織り込める。 資金繰りの見立てを1か月早く立てられます
- 復帰支援の優先度を数字で判断できる。 「この方の復帰は月◯万円に相当する」という形で定量的に捉えられます
- 同じ変化が複数人で起きた場合、傾向として早い段階で把握できる。 季節要因や環境要因による変化にも気づきやすくなります
福祉サービスに限らず、会費制、継続課金、定期利用の事業でも同じ考え方が当てはまります。
解約や休眠は、合計値で管理すると1か月遅れて見えますが、1件単位で管理するとその日に把握できます。
なお、この仕組みは、架空データ15名×4か月で実際に動作検証を行っています。
実在の利用者さんのデータは一切使用していません。
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この記事は、GoHighLevel導入シナリオ集（全20本）の1本です。
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