「3か月先までの入金予定を、すぐに把握できますか。」
このケースは、静岡のある就労継続支援B型事業所での事例です。
福祉事業所のお金の流れには特徴があります。利用者さんへサービスを提供したあと、翌月の1日〜10日に国保連（国民健康保険団体連合会）へ請求データを伝送します。審査で内容に問題がなければ請求額が確定し、その翌月——サービス提供月から数えて翌々月——の15日〜20日ごろに支払われます（支払日は都道府県の国保連で異なります）。
サービスを提供してから入金されるまで、およそ2か月かかるサイクルです。
一方で、職員の給与や家賃などの支払いは毎月発生します。支払いが先にあり、入金は約2か月あとになる。 この「支払いと入金のズレ」は、福祉事業所の経営における大きな課題の一つです。介護や医療、あるいは納品から回収まで60日・90日かかる掛け売りの事業も、同じ構造を持っています。
そこで、この事業所では次のように考えました。向こう3か月の入金予定と、おおよその出金予定が分かっていれば、必要な手を早めに打てる。 資金繰りが厳しくなる月が見えれば、ファクタリング（確定した請求債権の早期資金化）などを利用して、慌てずに資金をつなぐ判断ができます。
そのための仕組みを、GoHighLevel（GHL）の標準機能で構築しました。
仕組みの中身
別の記事（現場が出欠を入力するだけで、予想請求額が毎日見える）では、「利用者1人×1か月＝1枚」の月次カードに実績と金額を持たせる仕組みを紹介しました。今回は、そのカードをどのように管理するかという「レーン」の設計について説明します。
レーンを、請求プロセスに合わせて4本にする
GoHighLevelのパイプライン機能を使い、レーンを4つに分けています。
| レーン | 意味 |
|---|---|
| 実績入力中 | いま提供中の月。日々カードの金額が積み上がる |
| 実績確定 | 月末で締めた。請求前 |
| 請求済 | 請求書を出した。入金待ち（入金予定日つき） |
| 入金済 | 回収完了 |
ポイントは1つです。各カードが金額を持っているため、レーンごとの合計金額をシステムが自動で集計します。 特別な作り込みはありません。GoHighLevelの標準機能だけで実現しています。
【スクショ挿入位置①: パイプライン全体画面。4レーンとレーン別の合計金額が見えている状態。サブアカ名・事業所名をマスキング】
すると、この1画面がそのまま資金繰り表になる
架空データを使った画面では、次のように読み取れます。
- 実績入力中: 今月分。月の途中でも着地見込みの金額が表示される——これが再来月の入金予定
- 実績確定・請求済: 先月分。請求額と入金予定日が確定している——これが来月の入金予定
- 入金済: それ以前の分。回収済みの実績
つまり、当月の売上として積み上がっている実績から、3か月先までの入金予定を1画面で把握できます。左側のレーンほど、より先の将来の入金を表しています。
資金繰り表を別に作っているのではありません。請求業務を進めていくと、その結果として資金繰り表も自動的に出来上がる。 そうした仕組みになっています。
出金側は、職員の給与や家賃、水道光熱費など、毎月ほぼ一定です。そのため、おおよその月額を管理しておけば十分です。入金予定を正確に把握できれば、資金繰りの判断に必要な情報は揃います。
厳しい月が「2か月前」に見えるから、打ち手を選べる
3か月先までの入金予定が見えていると、資金が不足しそうな月を約2か月前の時点で把握できます。その段階であれば、対応策を落ち着いて検討できます。
このケースでは、確定済みの請求債権を早期に資金化するファクタリングを、資金をつなぐ選択肢の一つとして組み込みました。資金ショートが発生してから調達先を探すのと、2か月前から準備したうえで選択するのとでは、判断の余地も、選べる条件も変わってきます。
異常値も、その場で見える
もう1つ、実際に運用して分かった効果があります。
架空データの中に、「体調不良で月の途中から休止している利用者」を1人設定しています。その利用者の当月カードは、通常の月と比べて金額が3分の1以下になっています。レーンの中では、その1枚だけ数字が大きく落ち込んで見えます。
利用者1人の状況変化が、収入へどの程度影響するのか。 集計表で月全体の数字だけを見ていると翌月まで気づかない変化でも、カード単位で管理していると、その日のうちに把握できます（この話は別の記事で詳しく書きます）。
利用者さんごとの集計も、同じデータでできる
月次カードは、利用者さんごとの顧客カード（コンタクト）にひも付いています。そのため、利用者さんの画面を開くだけで、その方の月次カードがまとまって表示され、月ごとの給付費の推移や累計も、その場で確認できます。
事業所全体を見るときはレーン。利用者さんごとの状況を見るときは顧客カード。同じデータを、見る視点だけ切り替えて利用しています。 集計のために新たな入力を追加する必要はありません。
この仕組みで何ができるようになったか
- 3か月先までの入金予定を、画面を開くだけで把握できる
- 月の途中でも当月の着地見込みが分かる。 月末の締めを待つ必要がない
- 利用者さんごとの推移や累計も、同じデータから確認できる。 入力は増えない
- 資金が細る月を2か月前に把握できる。 ファクタリングなど、資金をつなぐ方法を前もって選択できる
- 拠点が増えても、同じ仕組みをそのまま展開できる
この仕組みも、架空データ（15名×4か月・60枚のカード）を使って実際に動作検証を行っています。実在の利用者や取引先のデータは一切使用していません。
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