集客に困っていない会社でも、システムが役立つ場面があります。
むしろ、その必要性が大きいケースも少なくありません。
人気のある習い事教室では、入会待ちの順番が数百人になることがあります。
新しい校舎を開ければ問い合わせが集まり、多くの方が待機リストに登録されます。
一方で、現場では別の課題が発生しています。
- 待機リストが紙やエクセルで管理され、希望条件（校舎・曜日・時間帯・クラス）が検索できない
- 空き枠が出るたびに、担当者がリストを確認しながら、電話を1件ずつかける
- 連絡がつかない、条件が変わっていた、すでに他所へ決まっていた——枠が空いたまま時間が過ぎる
順番待ちの方が多いにもかかわらず、空き枠の期間が発生してしまう。
この矛盾は、待機者と空き枠を突き合わせる作業を人力で行っていることが原因です。
AIにやらせる、という選択肢
「待機者リストをAIに読み込ませ、空き枠に合う方を選べばよい」という考え方は自然です。
実際、候補を抽出する精度も実用的な水準になっています。
ただ、この業務には2つの特性があります。
1つは、毎回同じ基準で選ばれるべきことです。
AIの判定は、実行するたびに結果が変わる場合があります。
もう1つは、個人の生活情報を扱うことです。
外部のAIサービスへ渡すデータは、できるだけ最小限に抑えたいという事情があります。
そのため、このケースでは役割を分けて設計します。
条件の照合はデータベースの機能で行います。
校舎・曜日・時間帯のような明確な条件であれば、検索条件の一致だけで十分です。
一方、AIは文章を扱う部分だけに利用します。
問い合わせメモの要約や案内文の下書きなどを担当させることで、確実さと利便性を両立できます。
設計の中身——「枠が空いた瞬間」を起点にする
このケースは、GoHighLevel（GHL）の標準機能を組み合わせて構成しています。
- 待機者のデータベース化: 問い合わせがあった時点で顧客カードを作成し、希望条件（校舎・曜日・時間帯・クラス・入会希望時期）を項目として登録する。「なんとなくリストにいる人」を「条件で検索できる人」に変える
- 空き枠の発生をトリガーにする: クラスの状態が「空きあり」に変わった瞬間を起点に、自動化の流れ（ワークフロー)を発火させる
- 条件照合→自動案内: 空いた枠の条件（校舎・曜日・時間帯・月謝）に合う待機者を抽出し、「お待ちの条件に合うクラスに空きが出ました」の案内をメールで自動送信。返信や予約は、そのまま体験レッスン予約の導線につなぐ
- 記録は自動で残る: 誰に・いつ・どの枠を案内したかが、全員のカードに履歴として残る。「案内済みなのに二重で電話した」も消える
なお、GoHighLevelには条件の合うレコード同士を自動でひも付ける機能が標準で載るようになっており、この設計の中核部分は作り込みなしで実現できる見込みです。
正直に書くと、ここは「設計の絵」です
この記事で紹介している仕組みは、前の記事（空室管理のガントチャート化）とは異なり、まだ実機では動かしていません。
待機リストの入口と枠の管理までは動作していますが、両者をつなぐ自動マッチングはこれから構築する予定です。
これから自社で構築する過程も、この連載で公開していきます。
設計どおりに動いた部分と、実機で工夫が必要だった部分を、そのまま記録していく予定です。
順番待ちがある業種なら、同じ形が使える
この仕組みは、習い事教室に限ったものではありません。
人気クリニックの予約枠、賃貸の入居待ち、貸倉庫やレンタルスペースの空き待ち、修理・工事の順番待ちなどでも応用できます。
「枠が空いた瞬間に、条件の合う待ち手へ自動で声がかかる」という考え方は、そのまま流用できます。
共通する効果は2つあります。
1つは、空白期間（機会損失）を短縮できることです。
もう1つは、「お待たせしている方への連絡が遅れる」という信頼低下につながる状況を、仕組みによって防げることです。
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この記事は、GoHighLevel導入シナリオ集（全20本）の1本です。
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