契約までの流れを、次の8段階で管理します。
新規問い合わせ → 訪問予約済み → 現地調査・相談実施 → 検討中 → 保留中 → 見積提示済み → 工事申込 → 契約完了
このケースでは、この8段階を1枚のボード（パイプライン）として構成し、相談中のお客様全員をカードとして各段階に配置して管理しています。
「あの方、いまどこまで進んでましたっけ」を消す
リフォームの検討は、数週間から数か月にわたることも珍しくありません。
担当者が複数いて、検討中のお客様も複数になると、進捗管理はどうしても複雑になります。
- 進捗が担当者ごとの記憶や個人メモに分散する
- 「現地調査後に連絡できていない方」が誰にも気づかれないまま残る
- 上長が「今月契約まで進みそうな案件」を把握するために、担当者へ個別に確認する必要がある
ボードで管理すると、これらの情報を1画面で確認できます。
どの段階に何件あるのか。どのカードが長期間止まっているのか。 画面を見るだけで状況を把握できます。
また、段階ごとの件数の偏りは、そのまま業務上のボトルネックを示します。
現地調査までは進むものの見積提示につながらない場合は、調査後のフォローに改善の余地がある、といった見方ができます。
【スクショ挿入位置①: 8ステージのパイプラインボード。カードが並んでいる状態。サブアカ名・案件名をマスキング・カードはコード＋イニシャル表記】
見せ場——契約書に署名した瞬間、次が動く
このケースでは、電子契約の署名が完了した瞬間を起点に、自動化が動きます。
- 全員の署名が完了すると、カードが自動で「契約完了」の段階へ移動する
- そのお客様の記録に「工事請負契約書の電子署名が完了しました」のメモが自動で残る（署名済みのPDFも保存されます）
- 担当者へ「契約完了: ◯◯様」の通知が飛ぶ
- 署名と同時に、請求書の発行まで自動で走る
人が判断するべきことは、人が対応します。
現地調査や打ち合わせ、契約条件の確認は人が行い、確定した事実のあとに続く事務処理は仕組みが担当するという役割分担です。
逆方向の自動化も組み込んでいます。
契約書を送付したあと、一定期間署名が返ってこない場合は、自動でリマインドメールを送信し、担当者には「未署名フォロー」のタスクが作成されます。
署名が完了している方には何も送信されません。
対応が完了した方へ誤って催促しないことも、自動化では重要なポイントです。
仕組みの中身（要点だけ）
- 8段階のボードは、GoHighLevel（GHL）のパイプライン機能。段階の名前と数は業務に合わせて自由に決められます
- 電子契約は、書類の送付・署名・保管までGoHighLevelの標準機能（Documents & Contracts）で完結します
- 「署名完了→段階移動→記録→通知→請求書」の連鎖は、ワークフロー（自動化の流れ）として組んであります
段階の設計を「相談→調査→提案→検討→契約」に置き換えれば、リフォームに限らず、見積や審査を伴う業務全般に応用できます。
たとえば、ローン相談、設備工事、システム導入の提案、採用選考などでも、同じ考え方で運用できます。
この仕組みは検証用の環境で、架空のデータを使って動作確認済みです（署名完了からの自動連鎖は、実機で4点すべての動作を確認しています）。
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この記事は、GoHighLevel導入シナリオ集（全20本）の1本です。
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